[TIK] 10. E-mail

Cara Membuat Email. Pada era di teknologi seperti ini email menjadi sebuah kebutuhan, kegunaan email yang paling utama adalah untuk mengirim pesan elektronik yang menariknya email ini bisa sampai dengan cepat bahkan dalam hitungan detik, berbeda dengan jika kita mengirim surat atau pesan konvensional lewat jasa pos yang bisa berhari hari nyamapinya terlebih jika jaraknya jauh. dan yang lebih menariknya lagi mengirim pesan lewat email tidak dikenakan biaya apapun kecuali biaya akses internet tentunya.

Kegunaan email yang lainnya bisa di gunakan dalam mendaftarkan diri dalam situs situs jejaring sosial yang mana semakin hari semakin banyak dan berkembang pesat ya sebut saja situ jejaring yang terkenal seperti halnya facebook, twitter, pinterest, path dll yang tentunya akan membutuhkan email untuk proses pendaftarannya.

Mengingat begitu pentingnya email kali ini famiblasting akan memberikan tutorial cara membuat email dengan layanan google yaitu gmail. kenapa saya memilih gmail?, ya karena menurut saya dalam proses mendaftar si gmail ini lebih simple dan mudah selain itu juga akses masuk ke email gmail cenderung lebih cepat jika di bandingkan dengan layanan email gratis lainnya. oke gay berikut beberapa langkah yang harus kalian lakukan untuk membuat email di gmail, silahkan disimak.

Cara Membuat Email Gmail :

1. Pertama tama silahkan menuju website gmail dengan klik link ini gmail.
2. Tunggu hingga loding selesai dan setelah terbuka silahkan klik tombol merah buat akun atau create akun dalam bahasa inggris yang terdapat di pojok kanan atas seperti yang saya lingkari dalam gambar dibawah.

3. Selanjutnya akan muncul form pendaftaran dan isikan data diri sesuai dengan petunjuk seperti gambar di bawah ini dan jika sudah selesai mengisi silahkan klik langkah selanjutnya yang berwarna biru di bagian bawah. pada bagian nomer hp isikan nomer hp kalin yang sebenarnya karena ini nantinya akn di gunakan sebagai verifikasi. pada bagian nomer hp isikan nomer hp kalin yang sebenarnya karena ini nantinya akn di gunakan sebagai verifikasi.

4. Selanjutnya akan terbuka halaman verifikasi nomer hp jika kalian merasa nomer hp kalian sudah benar silahkan klik lanjutkan dan jagan lupa untuk memilik pesan text pada dua pilihan di bawah nomer hp seperti gambar berikut.

5. Setelah itu periksa hape kalian, akan ada sms masuk dari google yang berisikan kode verifikasi, masukkan kode verifikasi pada kolom yang tersedia, dan klik lanjutkan.

6. Jika kode verifikasi yang kalian masukkan benar akun email kalian akan segera aktif dan tinggal beberapa langkah lagi, akan muncul halaman seperti berikut ini dan klik langkah berikutnya, atau kalian bisa menambahkan foto (bisa dilakukan lain kali).

7. Setelah itu akan muncul halaman selamat datang, dan selamat email kamu telah berhasil di buat. Klik lanjutkan ke gmail untuk memulai mengirim email atau yang lainya.

Demikianlah cara membuat email gmail yang bisa saya berikan disini. gimana, cukup mudah bukan?. semoga artikel ini bermanfaat buata temen temen semua khususnya bagi kalian yang sedang mencari informasi mengenai cara membuat email, salam.

Jenis Email

I. Dari Mekanismenya

1. POP Email

POP singkatan dari Post Office Protocol. Jalan yang dilalui sebuah email mirip dengan yang dialami oleh sebuah snail mail, yang mesti melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Akan halnya dengan email, sebuah email akan melewati beberapa komputer yang berperan sebagai router atau email server, sebelum akhirnya tiba pada email server yang ada pada ISP di mana alamat email kita terdaftar.

2. Web-based

Email / email gratisWeb-based Email, atau email berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki account email sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email server, tapi ke sebuah web server.

Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.

Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada email client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang disediakan untuk itu. Pada kolom / halaman tersebut sudah lengkap tersedua bagian-bagian yang bisa diklik, untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya.

Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita maka kita akan harus masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa email semacam ini.

Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan email client, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, gmail.com, dll.

3. Email Forwarder

Email Forwarder adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak tersedia secara gratis, tapi kini sudah banyak yang komersial, dalam arti menuntut kita untuk membayar sejumlah uang tertentu.

Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya. Sebagai contoh, alamat email saya yang sebenarnya adalah, akan tetapi saya masih bisa menerima email dari manapun juga yang dialamatkan kepada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang ditujukan kepada alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya
Orang menggunakan email forwarder dengan berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder untuk menghindari kemungkinan menerima spamming.

II. Dari Segi Format Isi

Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu :

1. Plain Text

Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu.

2. HTML

HTML singkatan dari HyperText Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk menampilkan / mengatur penampilan materi-materi informasi di internet. Email yang ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna, lay out, sampai peletakan gambar.
Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi / milis ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plain text saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plain text. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email HTML dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plain text atau HTML, tapi pertanyaannya ; bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML.

Istilah-istilah dalam E-mail.

1. Address

   Address yang arti harafiahnya adalah alamat, pada teknologi e-mail biasanya berarti alamat e- mail yang Anda miliki. Alamat e-mail memiliki format penulisan yang sudah ditetapkan pada standar RFC 822, di mana alamat e-mail diawali dengan nama alias, diikuti dengan tanda “@” (baca et) dan diakhiri dengan penamaan domain yang sudah terdaftar.

     Nama alias biasanya adalah nama lengkap Anda yang disingkat, atau nama julukan Anda, atau nama apapun yang Anda suka. Tanda “@” mutlak harus berada antara nama alias dengan nama domain. Sedangkan penamaan domain harus menggunakan nama domain yang sudah terdaftar.

2. Address Book atau Contacts

     Address Book atau sering juga disebut Contacts merupakan istilah untuk daftar nama dan alamat e-mail pada sebuah program e-mail client. Kedua istilah ini umum digunakan pada berbagai macam e-mail client. Biasanya isi dari Address Book atau Contacts tidak hanya berupa nama dan alamat e-mail saja, melainkan informasi kontak tambahan seperti alamat kantor, alamat rumah, nomor telepon, dan banyak lagi.

3. Attachment

     Attachment dalam bahasa Indonesia berarti lampiran. Dalam sistem e-mail, Attachment merupakan istilah untuk melampirkan dokumen-dokumen tertentu yang akan dibawa serta pada saat e-mail tersebut dikirim. Jadi, e-mail yang dikirim tidak hanya sekadar tulisan saja, melainkan dapat dilampirkan file file tertentu. Ini akan sangat memudahkan Anda dalam mendistribusikan file-file penting ke pihak lain. Jumlah file attachment dalam sekali pengiriman e-mail tidak dibatasi, namun yang biasanya dibatasi adalah ukuran file yang akan dikirim. Jadi sebaiknya, teliti dulu ukuran file attachment yang diperbolehkan untuk dikirim sebelum Anda berkirim e-mail.

4. BCC

     BCC merupakan kependekan dari Blind Carbon Copy. Istilah ini merupakan sebuah fasilitas dari sistem e-mail yang memungkinkan penggunanya melakukan pengiriman e-mail yang sama ke banyak alamat, namun para penerimanya tidak bisa melihat alamat e-mail yang dituliskan pada kolom BCC ini. Tujuannya adalah untuk menyembunyikan alamat-alamat lain yang juga dikirimi e-mail serupa. Yang dapat melihat alamat pada kolom BCC ini hanyalah si pengirimnya saja.

5. Bounce E-mail

     Bounce e-mail mungkin sering Anda alami pada saat menggunakan e-mail. Bounce e-mail merupakan sebuah istilah untuk e-mail yang tidak berhasil terkirim ke penerimanya dan terpental balik ke mailbox Anda. Biasanya e-mail yang balik ke mailbox Anda disertai dengan pesan pesan pemberitahuan error yang cukup informatif. Pesan error ini berasal dari e-mail server yang paling dekat dengan server di mana alamat e-mail tersebut berada. Dengan meneliti pesan bounce ini, sebenarnya Anda dapat mengetahui penyebabnya mengapa pengiriman email

sampai gagal dilakukan.

6. CC

     CC merupakan kependekan dari Carbon Copy, yang artinya adalah melakukan pengiriman sebuah e-mail yang sama ke banyak alamat. Berbeda dengan BCC, fasilitas CC ini tidak menyembunyikan alamat e-mail si penerima lainnya, sehingga semua penerima e-mail dapat melihat alamat-alamat e-mail dari penerima lainnya. Fasilitas CC ini tentu sangat memudahkan Anda yang sering mengirim e-mail-e-mail yang sama ke banyak orang. Namun, yang perlu diperhatikan adalah biasanya penyedia jasa e-mail membatasi jumlah alamat e-mail yang dimasukkan ke kolom CC ini.

7. Delivery Receipt

     Delivery receipt merupakan sebuah fasilitas dalam sistem e-mail yang memungkinkan pengirim e-mail menerima informasi bahwa si penerima e-mail yang ditujunya telah men-download email yang Anda kirim dan telah disimpan dalam program mail client-nya. Fasilitas ini sangat berguna bagi Anda yang sering mengirimkan e-mail-e-mail yang sangat penting dan ingin memonitor kepastian sampainya e-mail tersebut.

8. Distribution List atau Mailing List atau Groups

     Ketiga istilah di atas merupakan fasilitas yang memungkinkan Anda membuat sebuah alamat e-mail yang mewakili banyak sekali alamat lain di dalamnya. Dengan demikian, ketika Anda mengirimkan e-mail ke alamat tersebut, maka secara otomatis semua alamat di belakangnya akan menerima e-mail yang sama. Fasilitas ini sangatlah populer di kalangan pengguna Internet sebagai ajang pertukaran informasi antar sesama. Biasanya mailing list dibuat berdasarkan kesamaan interest antar sesama anggotanya, atau sebuah kelompok kerja, kelompok sekolah, dan banyak lagi. Fasilitas mailing list atau group banyak tersedia di Internet saat ini. Namun yang paling populer adalah fasilitas dari Yahoo!, yaitu Yahoogroups. Anda dapat menggunakannya secara cuma-cuma dengan mengakses alamat http://groups.yahoo.com.

9. Domain (Nama Domain)

     Domain merupakan sebuah sistem penamaan dalam dunia internet. Nama domain biasanya digunakan untuk mewakili alamat-alamat IP dari perangkat jaringan dan server yang berupa angka-angka panjang. Dengan adanya nama domain, para pengguna Internet tidak perlu mengingat angka-angka panjang tersebut, cukup mengingat nama domain-nya saja.

10. Draft

     Draft biasanya berarti sebuah rancangan e-mail yang sudah ditulis oleh si pengirim namun belum diselesaikan dan belum bermaksud untuk dikirimkan. Biasanya fasilitas ini ada pada setiap program mail client yang ada saat ini.

11. Exchange Server

     Exchange server merupakan sebuah nama program buatan Microsoft yang banyak digunakan untuk membuat sebuah e-mail server. Dengan menggunakan Exchange server yang berjalan di atas operating system Windows, Anda dapat membuat e-mail server sendiri. Program-program e-mail server lain sudah banyak tersedia saat ini seperti Sendmail dan Qmail pada dunia open source, Lotus Notes keluaran IBM, dan banyak lagi.

12. Filters

     Merupakan istilah untuk menyaring email- e-mail yang masuk. E-mail yang masuk ke mailbox Anda terkadang perlu untuk disaring agar dapat dibaca dengan lebih nyaman. Biasanya e-mail-e-mail yang disaring adalah e-mail-e-mail sampah seperti e-mail promosi, e-mail porno, e-mail penipuan, dan banyak lagi. Penyaringan ini biasanya dilakukan oleh program mail client, atau jika penyedia jasa memiliki fasilitas tersebut bisa juga filtering dilakukan di jaringan mereka. Tujuannya adalah agar link Internet Anda tidak dipenuhi dengan email- e-mail sampah.

13. Folder

     Folder merupakan istilah untuk partisipartisi tempat penyimpanan e-mail yang diterima. Partisi tersebut dapat digunakan untuk mengelompokkan e-maile- mail yang masuk. Proses filter dan rule dapat berjalan dengan sempurna jika ada folder-folder yang memilah-pilah email. Arsip-arsip e-mail yang masuk menjadi sangat rapi dan nyaman dibaca di kemudian hari.

14. Forward

     Untuk meneruskan sebuah e-mail ke orang lain, carilah istilah ini pada program e-mail client Anda. Istilah ini memang memiliki arti melakukan penerusan sebuah e-mail ke penerima lain. Jadi, Anda tidak perlu susah-susah mendistribusikan e-mail-e-mail yang telah masuk.

15. Headers

     Secara harafiahnya headers berarti kepala atau awal. Dalam dunia e-mail, header berarti kepala e-mail. Sebuah email pasti memiliki kepala e-mail yang biasanya berisikan informasi-informasi penting. Informasi mengenai mail server apa yang digunakan untuk mengirim email, jam berapa e-mail tersebut dikirim, dari mana asal e-mail tersebut, melalui server-server apa saja e-mail tersebut berjalan, dan banyak lagi. Semua informasi tersebut dapat dilihat dari header sebuah e-mail. Sangat penting untuk keperluan troubleshooting atau penyidikan.

16. HTML email

     Jika Anda melihat sebuah e-mail berisikan beberapa gambar dengan teks-teks bervariasi warna dan ukurannya, kemungkinan besar Anda sedang membaca sebuah HTML e-mail. E-mail jenis ini dibuat dalam format dan coding yang sama dengan sebuah halaman web, membuat pembaca e-mail-nya merasa nyaman ketika membaca e-mail tersebut.

17. IMAP

     IMAP kependekan dari Internet Messege Access Protocol merupakan sebuah metode pengaturan e-mail-e-mail yang Anda terima beserta sistem folderfoldernya di mana e-mail tersebut ditampung dalam sebuah server.

18. Inbox

     Inbox merupakan istilah untuk kotak suratelektronik yang menampung pesan-pesan e-mail yang Anda terima. Folder Inbox ini umumnya ada di semua program e-mail client yang ada saat ini, atau juga dalam webmail-webmail yang umum digunakan.

19. Junk Mail

     Junk mail dapat berarti juga e-mail sampah, yaitu email-email yang dianggap tidak perlu bahkan mengganggu oleh si penerimanya. Biasanya yang termasuk dalam kategori Junk mail bisa berupa email iklan dan promosi, e-mail penipuan, e-mail nyasar, e-mail notifikasi yang tidak perlu, dan banyak lagi.

20. Mailbox

     Istilah Mailbox biasanya digunakan untuk menyatakan sebuah account e-mail dengan kapasitas penampungan tertentu yang dibuat di mail server dari penyedia jasa Internet.

21. Mail Client

     Mail client adalah istilah yang digunakan untuk menyebut sebuah program penarik dan pengirim e-mail yang biasanya harus diinstal dalam PC yang Anda gunakan. Program mail client ini sangat banyak sekali beredar di pasaran. Ada yang gratis dan ada pula yang mengharuskan Anda membayar untuk dapat memilikinya. Program mail client yang merupakan bawaan dari operating system Windows adalah Outlook Express.

22. Mail Server

     Sesuai dengan namanya, mail server merupakan seperangkat server atau PC dengan program khusus untuk melayani proses pengiriman dan penerimaan email. Server atau PC yang diinstali

program tersebut akan bekerja meneruskan, menarik, menerima, dan mendistribusikan e-mail-e-mail para penggunanya. Tersedia program cukup banyak untuk membuat sebuah mail server. Pada Windows, Microsoft Exchange merupakan program mail server yang banyak digunakan. Di Linux dan sistem open source juga banyak program sejenis, seperti Qmail, Sendmail, dan banyak lagi.

23. Mail Transfer Agent (MTA)

     MTA merupakan istilah untuk seperangkat sistem yang terdiri dari server dan program yang bertugas meneruskan atau menghantarkan pesan e-mail. Ketika MTA menerima pesan e-mail dari para penggunanya, pesan tersebut ditampung sementara olehnya untuk dianalisis siapakah penerima dari pesan e-mail ini. MTA akan melakukan dua aksi, menghantarkannya langsung ke mailbox penggunanya (alamat e-mail lokal yang ada dalam server atau jaringan lokal), atau meneruskan ke MTA lain yang menyimpan mailbox dari alamat yang dituju (menjalankan proses routing email).

24. Outbox

     Outbox merupakan lawan kata dari Inbox. Outbox berarti juga folder atau tempat penampungan sementara e-mail-e-mail yang mau dikirimkan oleh pengguna. Folder Outbox biasanya ada pada kebanyakan program mail client. Isi dari folder ini biasanya hanya sesaat karena jika e-mail sudah terkirim, maka e-mail tersebut sudah tidak berada di folder ini lagi.

Cara membuka,membalas,mengirim,dan melampirkan e-mail

MEMBALAS DAN MENGIRIM EMAIL MEMBALAS EMAIL. cara membalas email sangatlah mudah…langkah-langkahnya juga simpel. mau tau? ikuti aja langkah dibawah : 1. Masuk ke Yahoo! klik email masuk. 2. Pilih email yang akan dibalas. 3. Klik balas. 4. Setelah itu mulailah menulis pesan yang akan dikirim. 5. Pastikan alamat email tujuan sudah tertulis 6. Selanjutnya klik kirim untuk memulai proses pengiriman. 7. Jika pengiriman berhasil, akan muncul tampilan seperti berikut setelah klik ok, 8. Setelah melakukan langkah-langkah tersebut maka email balasan anda telah berhasil. 3.Melampirkan File dalam E-mail Langkah 1.      Buka email anda, misalnya jika email anda adalah ini_suratku@yahoo.com, maka yang pertama anda jalankan adalah situs Yahoo.Com di salah satu browser seperti Mozilla Firefox atau Internet Explorer. OK, simplenya…. Jalankan browser, Start | Program | mozilla Fire Fox atau Start | Internet…. Ketik di address: Yahoo.Com dan klik tombol Go atau tekan Enter 2.      Setelah itu, masukkan ID yahoo dan Passwordnya. Yang jelas kita Login dulu ke email kita, Okay? 3.      Klik New di bagian atas jendela sebelah kiri, untuk menulis atau mengirim email. Lupa cara menulis surat? Klik di sini untuk pelajari cara ngirim email! 4.      Setelah di klik New, kita akan dihadapkan pada kotak isian surat Yahoo. Silakan isi seperti contoh berikut, mulai dari alamat yang dituju, subject dan isi surat kita. 5.       Setelah yakin, semua isian surat kita isi, cari di bagian atas, tombol Attach. Tombol ini akan menghubungkan email kita dengan lokasi dimana kita menyimpan file atau foto yang akan kita kirimkan lewat email. 6.      Klik Attach!! Selanjutnya Yahoo akan mulai melampirkan file atau gambar yang kita sisipkan lewat tombol attach tadi. Ini sama dengan proses Upload atau mengirimkan data ke internet. tombol Cancel berfungsi untuk membatalkan file yang akan dilampirkan. tunggu sampai proses scanning selesai…. Jika proses scanning selesai tampilannya maka seperti seperti ini…… Jika proses scanning sudah selesai, akan muncul tombol remove di sebelah kanan file atau gambar yang akan kita kirimkan, yang berfungsi untuk menghapus lampiran file tersebut, jika memang tidak jadi dilampirkan dan akan diganti dengan flampiran lainnya. Untuk melampirkan file atau gambar lainnya, kita tinggal meng-klik lagi tombol Attach untuk meng-upload file ke email. 7.      Jika semuanya sudah yakin terisi dan file yang akan kita lampirkan sudah muncul di bagian lampiran (diantara subject surat dan isi surat) Maka langsung kita tekan Send (=kirim)

Etika ber-e-mail

Peraturan Terutama, Sadari Siapa yang Pemilik Sejatinya

Nah, supaya kita tetap bisa memanfaatkan email atau pun curhat lewat email tanpa deg-degan, ada etika yang sebaiknya kita mengerti dan kita ikuti. Etika ini ada untuk menghindarkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Pertama-tama, perhatikan siapa penyedia email itu. Apakah email itu disediakan oleh perusahaan sehingga dengan demikian tujuannya adalah untuk menunjang kegiatan perusahaan? Ataukan email itu milik pribadi?

Kalau milik perusahaan, maka kita harus memastikan diri telah mengerti peraturan penggunaan email yang ditetapkan oleh perusahaan. Pada banyak perusahaan, ada larangan untuk menggunakan email kantor untuk keperluan pribadi. Pada perusahaan lain, ada larangan untuk mengirim attachment berukuran besar. Biasanya perusahaan menegaskan kepada pegawainya bahwa apapun yang ditulis atau diterima melalui email itu adalah milik perusahaan.

Bagaimana kalau menulis email menggunakan email pribadi? Meskipun email pribadi biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan teman-teman atau keluarga, etika pun tetap harus diperhatikan karena bisa saja email tersebut disebarkan keluar lingkungan yang menjadi tujuan awal. Mungkin karena isinya menarik.

Nah, untuk yang seperti itu, kantor seorang teman misalnya, mengajarkan pegawainya untuk menuliskan pernyataan tambahan. Misalnya “bahwa apa yang saya tuliskan tidak ada hubungannya dengan tempat saya bekerja dan murni pemikiran saya sendiri”.

Untuk berita yang sensitif seperti kasus Prita, it’s tricky. Selain perlu dibuatkan pernyataan bahwa tidak sedang menjelek-jelekkan seseorang atau institusi, juga penyusunan kata haruslah hati-hati. Berusahalah untuk menahan emosi sebelum mencurahkan isi hati melalui email. Lebih baik untuk membaca ulang apa yang telah dituliskan dan merevisi kata-kata yang mungkin dapat menyinggung perasaan seseorang. Selanjutnya, secara umum, berikut adalah “DO’s” dan “DON’T’s” dalam etika berkomunikasi melalui email.

Saat Berkirim email

Kalau ingin mendapat respon baik, sebaiknya kita berusaha agar orang memberikan sambutan yang baik pula:

• To the point. Semakin singkat, semakin baik. Tuliskan semua kalimat hanya bila kita sudah tahu apa yang hendak dibicarakan. Lebih baik kita biasakan menulis dengan mengingat bahwa suatu saat nanti tulisan tersebut bisa disebarluaskan ke rekan kerja, atau saudara kita.
• Sopan. Jangan pernah nulis “Heh, apa kabar?!…” pada orang yang belum betul-betul kita kenal :P.
• Cari informasi sendiri. Jangan biasakan meminta informasi, padahal apa yang ditanya bisa dicari di search engine [Google, Yahoo, Bing, atau mungkin sekedar di halaman "search"]. Ini sangat merepotkan, dan memberi kesan diri sebagai pemalas.
• Beritahu bila mengirimkan lampiran [attachment] berukuran besar. Tidak hanya bisa menghabiskan waktu untuk men-download attachment yang ukurannya besar, namun kadang suatu account email punya metode penyimpanan file. Misalnya, setiap attachment harus di-scan virus. Ingat: ukuran lampiran yang besar cenderung cuma akan merepotkan.
• Jangan biasakan menyebarluaskan alamat email orang lain [Gunakan BCC]. Kalau harus mengirimkan satu email ke orang banyak [broadcast], sebaiknya gunakan BCC saja, karena nanti tiap penerimanya tidak akan melihat alamat account yang dituju.
• Gunakan status “high priority” hanya bila diperlukan. Status “high priority” sebagai masalah hidup atau mati. Kalau ternyata berita yang dikirimkan tidak urgent, sementara kita memberi status “urgent”, siap-siap saja nanti orang akan mengacuhkan email genting kita.
• Bila tidak perlu, jangan “berteriak” SEBISA MUNGKIN JANGAN MENGETIK HANYA MENGGUNAKAN HURUF KAPITAL. Artinya sama saja dengan B E R T E R I A K.
• Pastikan penerima ingat pembicaraan sebelumnya. Bila email yang dikirimkan merupakan rantai pembicaraan [terdiri dari beberapa email sebelumnya], jangan lupa untuk menaruh sebagian berita sebelumnya. Bagian yang kurang penting, dibuang saja [snip].
• Jawab semua pertanyaan. Jawab semua pertanyaan satu per satu. Ingat, pertanyaan yang belum dijawab cuma akan membuat kita menerima satu email lagi.
• Sebelum dikirim, baca ulang. Apa yang kita pikir sudah ditulis, acapkali sebetulnya belum diketikkan.

Saat Menerima Email

Menerima email pun tidak kalah pentingnya dibanding mengirim. Kita tentu tidak ingin email tidak mendapat sambutan buruk, ‘kan? Oleh sebab itu, ini catatanku tentang cara bagaimana supaya kita bisa menerima email dengan baik:

• Fixed to mailbox checking schedule. Berikan kesan bertanggungjawab atas email yang sudah masuk ke dalam mailbox kita. Bila kita sudah punya waktu menjawab email yang jelas [misalnya pagi atau sore hari atau satu waktu tertentu], orang akan tahu kapan waktu yang tepat untuk berkomunikasi dengan kita.
• Kategorikan email yang masuk. Folders [kategori email], akan memudahkan dalam memberikan tanggapan yang paling tepat terutama bagi orang yang sudah biasa bertukar email dengan kita.
• Pertimbangkan untuk bicara. Kadangkala, pertukaran informasi akan jauh lebih efesien jika dilkamikan dengan bicara langsung. Jadi jangan segan untuk mempertimbangkan mengajak bicara orang yang mengirim email, terutama yang isinya tidak begitu jelas.
• Rasional, jangan selalu utamakan emosi. Upayakan jangan mengumbar emosi pada email yang baru masuk, apalagi akhirnya dengan menjawab secara kasar. Ingat, pesan tertulis bisa dipergunakan sebagai bukti nyata yang bisa dibaca orang banyak.
• Hapus [delete], atau simpan di media lain. Mailbox yang menggelembung cuma bikin sakit kepala. Sebaiknya, hapus atau simpan email yang sudah kurang penting di media lain supaya tidak memenuhi mailbox kita. Ini terutama bagi email yang punya attachment besar.
• Pakai account yang jelas. Jangan campur-adukkan email pribadi dengan kantor/bisnis.
• Jangan teruskan [forward] email yang tidak perlu. Kadangkala, meneruskan email lelucon cuma hanya membuat kita tidak tahu aturan atau hanya pandai menghabiskan waktu untuk hal-hal tidak berguna.

Kesimpulannya?

Orang yang berusaha menjadi solusi, akan mendapat timbalan solusi dari orang lain manakala ia membutuhkannya. Bila kita menyiapkan diri untuk mengirim dan menerima email dengan baik, tentu orang lain akan senang berkorespondensi dengan kita.

Milis (Mailing Lish)

Adalah grup diskusi di Internet di mana setiap orang bisa berlangganan dan berikut serta didalamnya. Anggota milis dapat membaca surat dari orang lain dan kemudian mengirimkan balasannya. Secara sederhana, milis adalah sebuah daftar alamat surat elektronik yang mempunyai kesukaan/kepentingan yang sama. Saat seseorang mengirimkan surat yang kemudian dikirimkan ke semua orang yang terdapat di dalam daftar, penerima pesan memiliki kebebasan untuk membalas topik diskusi tersebut atau tidak.
Setiap kali ada orang membalas sebuah surat, surat tersebut disalurkan ke setiap kotak surat masing masing orang yang terdapat di dalam daftar. Semua proses ini diatur oleh sebuah program yang dinamakan Mailing List Manager (MLM's) atau Mail Servers.

Berdasarkan topik diskusi, milis ada bermacam-macam. Ada milis umum, ada milis yang membahas bidang ilmu tertentu (misalnya Teknologi Informasi), ada senarai yang membahas masalah agama, dan sebagainya. Penyedia layanan milis yang dikenal luas antara lain adalah yahoogroups.com dan googlegroups.com.

Daftar untuk penggunaan milis dapat disebut sebagai daftar distribusi. Dalam milis yang legal atau tidak bermuatan spam, individu dapat berlangganan atau berhenti berlangganan sendiri.

Sejarah

Diskusi dan interaksi antarmanusia dapat dilakukan melalui jaringan Internet. Salah satu media yang paling sederhana untuk melakukan diskusi adalah e-mail menggunakan jasa mailing list server yang dapat menampung ribuan orang dalam berdiskusi melalui e-mail sekaligus.

Pada tahun 1987-1988, ketika Internet masih belum berkembang seperti sekarang ini, sekelompok kecil mahasiswa Indonesia di Berkeley, California, Amerika Serikat membentuk mailing list Indonesia yang pertama[rujukan?] dengan alamat e-mail indonesians@janus.berkeley.edu.

Berawal dari milis pertama di Janus diskusi-diskusi antar teman-teman mahasiswa Indonesia diluar negeri pemikiran alternatif berserta kesadaran masyarakat ditumbuhkan. Pola milis ini ternyata terus berkembang dari sebuah milis legendaris di janus, akhirnya menjadi sangat banyak sekali milis Indonesia terutama di host oleh server di ITB & egroups.com. Milis ini akhirnya menjadi salah satu sarana yang sangat strategis dalam pembangunan komunitas di Internet Indonesia.

Persatuan komunitas pelajar dan mahasiswa Indonesia di luar negeri terbentuk dengan adanya fasilitas diskusi maya ini. Awal diskusi sangat membangun dan berjiwa nasionalis. Tema-tema yang diangkat lebih banyak mengenai dialog antarumat beragama.

Beberapa Jenis Milis di Indonesia Di samping mailing list bertema keagamaan, juga banyak terbentuk mailing list Indonesia yang sifatnya keilmuan seperti:

1. pau-mikro@ee.umanitoba.ca – yang di kemudian hari menjadi mailing list awal para hacker (peretas) Indonesia.

2. ids@listserv.syr.edu - jaringan kajian pembangunan Indonesia.

Dengan adanya Internet di Indonesia pada tahun 1993-1994 dan kepulangan para mahasiswa yang belajar di luar negeri ke Indonesia, mailing list Indonesia secara bertahap terbentuk di Indonesia. Dua buah komputer Pentium II di Institut Teknologi Bandung (ITB) yang merupakan sumbangan Alumni Institut Teknologi Bandung telah menyumbangkan banyak jasanya untuk pembentukan awal komunitas maya Indonesia sehingga jumlahnya mencapai ratusan mailing list. Beberapa mailing list yang bertahan di ITB sampai hari ini adalah itb@itb.ac.id dan dosen@itb.ac.id.

Sebagian besar mailing list di atas telah menjadi sejarah. Keberadaan dan arsip banyak mailing list Indonesia di masa lalu dulu dapat dilihat di

•    http://www.umanitoba.ca/indonesian/milis.html, atau

•    http://www.airland.com/id/komputer/milis.html.

Pada hari ini, forum komunitas maya Indonesia lebih banyak bertumpu pada fasilitas gratis yang diberikan oleh yahoogroups.com yang dapat diakses di http://groups.yahoo.com/ dan Google pada mesin http://groups.google.com/. Di Indonesia jasa diskusi mailing list gratis dilakukan oleh mesin http://groups.or.id/ yang diletakan di Internet Service Provider CBN.

Cara Menggunakan

1. Mendaftar pada group yang diminati, biasanya terdapat pada yahoogroups.com. Pada tahap ini anggota baru akan diminta mengisi database agar informasi dari semua anggota terangkum dengan rapi.

2. Mengirim pesan ke milis jika ada sesuatu yang ingin disampaikan seperti info lomba, berita kesehatan, dan lain-lain. Setiap anggota milis berhak menulis apa saja di milis asalkan berita tersebut akurat.

sangat membantu anda berlangganan dengan orang lain.

Kegunaan Milis

Melalui milis, dapat diketahui beragam informasi, mulai dari lowongan pekerjaan, lowongan magang, hingga berita-berita terbaru mengenai suatu isu yang sedang hangat diperbincangkan.

Ciri Khas Milis

Milis dapat dikatakan mirip dengan forum internet karena sama-sama merupakan situs perkumpulan suatu kelompok dengan ketertarikan yang sama. Perbedaan milis dengan forum internet terletak pada adanya notifikasi yang didapat anggota milis pada email mereka masing-masing. Anggota milis dapat memilih apakah ia ingin setiap tulisan terbaru di milis masuk ke dalam notifikasi email mereka atau tidak.

Sebuah ''mailing list'' hanyalah merupakan daftar dari alamat ''e-mail'' orang yang tertarik pada subjek yang sama, adalah anggota dari kelompok kerja yang sama, atau yang mengambil kelas bersama-sama. Ketika seorang anggota daftar mengirim catatan ke grup alamat khusus, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar. Kunci keuntungan dari milis atas hal-hal seperti diskusi berbasis web adalah bahwa sebagai pesan baru akan tersedia mereka segera disampaikan kepada para peserta ’kotak surat’.

Sebagian besar anggota milis merasa info-info dari milis tersebut hanya dapat memenuhi muatan email sehingga banyak yang memilih untuk tidak mendapatan notifikasi dari setiap info terbaru dari milis. Padahal, tidak semua orang sempat mengecek pembicaraan terbaru di milis sehingga notifikasi di email sebetulnya mempermudah anggota suatu milis agar mereka tak ketinggalan satu info pun.

Dua macam milis Ada dua macam pengertian jenis milis.

1.    Sebagai daftar pengumuman, di mana sebuah "mailing list" yang digunakan banyak orang sebagai penerima untuk buletin, majalah atau iklan. Secara tradisional, hal ini dilakukan melalui sistem pos, tetapi dengan munculnya e-mail, milis elektronik menjadi populer.

2.    Sebagai sarana yang memungkinkan anggota untuk melakukan meng-unduh dan memuat data yang didapat kemudian disiarkan ke semua anggota milis lain. Kategori kedua ini biasanya dikenal sebagai daftar diskusi.

Listwashing

Listwashing (pembersihan data) merupakan sebuah proses di mana data individu dalam entri milis dihapus. entri data yang dihapus ini biasanya berisi alamat e-mail atau nomor telepon dari orang-orang yang belum secara sah mendaftar dalam milis tersebut. Sebuah entri dihapus dari daftar setelah keluhan diterima. Hal ini dilakukan karena seringkali ada e-mail berisi spam atau info-info yang dianggap tidak penting oleh orang yang mengajukan keluhan. Semua e-mail tersebut memenuhi kotak masuk (inbox) orang tersebut sehingga ia merasa terganggu dan merasa berhak meminta agar semua e-mail tersebut tidak dimasukkan lagi ke dalam milis.

Kelebihan

1.    Semua anggota di suatu milis dapat menerima informasi-informasi yang hanya disiarkan di milis tersebtu karena ketika seorang anggota di dalam daftar mengirim catatan ke grup tersebut, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar.

2.    Para anggota milis akan selalu merasa terkinikan (up-to-date) dengan adanya diskusi berbasis web ini, yang membuat setiap berita yang masuk ke dalam milis menjadi pesan baru di setiap inbox anggotanya.

Kekurangan

1.    Milis kurang praktis untuk beberapa hal. Misalnya, setiap e-mail yang terkirim ke milis akan terkirim juga ke alamat e-mail pengirim. Apabila seseorang jarang membacanya, maka inbox e-mail yang bersangkutan akan penuh terisi milis. Padahal, kapasitas email sangat terbatas. Full inbox juga dapat membuat pesan-pesan non-milis terselip, sehingga tidak terbaca. Padahal, pesan tersebut bisa jadi sangat penting.

2.    Milis tidak bersifat interaktif untuk diskusi karena seseorang tidak dapat menggolongkan pesan berdasarkan temanya. Misalnya, untuk komunikasi internal sebuah organisasi, seseorang memerlukan semacam direktori, sehingga wacana atau informasi untuk bidang hubungan kemasyarakatan (humas) tidak bercampur dengan kesekretariatan. Atau agenda-agenda yang menjadi program humas dapat dibahas lebih terperinci.

3.    Milis merepotkan pengguna jika harus me-reply (menjawab) suatu pesan karena harus menyertakan pesan sebelumnya yang telah di-reply. Jika tidak, sulit bagi orang lain untuk mengetahui pesan mana yang sedang seseorang respons. Karena saat ini pengguna milis terpusat pada jasa yahoogroups.com, pengaksesan menjadi sangat lambat. Banyak lebar pita internasional tersedot karena hal tersebut.

Sumber:

http://cantik40s.blogspot.com/2009/08/tips-etika-mengirim-dan-menerima-e-mail.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Milis

http://vickarahayu.blogspot.com/2011/10/cara-membukamembalasmengirimdan.html

http://silvihualala.blogspot.com/2012/08/istilah-istilah-dalam-email.html

http://arigat0gozaim0za.blogspot.com/2008/08/jenis-jenis-email-bagian-ii-i.html

http://www.famiblasting.com/2013/06/cara-membuat-email-gmail.html